Optimización del Tiempo y Herramientas 2.0

Tras varios años de recorrer empresas y tener un contacto muy directo con directivos y profesionales, he ido detectando una serie de carencias en temas de organización personal y gestión de la información que, estoy convencido, podrían superarse con algunos consejos específicos y con información detallada sobre el uso de algunas herramientas informáticas a nuestro alcance.

Por otra parte, la mayoría de estos profesionales desconoce las herramientas 2.0, que son soluciones para adentrarse en esta nueva era en la que nos encontramos, donde priman los conceptos participar, compartir y colaborar.

Por este motivo, hace unos meses decidí poner en macha un curso destinado a proporcionar esa ayuda, en un formato eminentemente práctico.

Auque no soy muy amigo de los decálogos, porque dan la impresión de verdades absolutas, os dejo aquí un pequeño extracto del curso a modo de consejos prácticos.

Organización Personal

1. Puedes aprovechar el campo “Nota” del Calendario para incluir información detallada sobre tus citas y eventos, que posteriormente puedes usar como repositorio de información, fácil de encontrar:

•    Detalles sobre un curso, evento, reunión.
•    Páginas Web, nombres de personas.
•    Datos del cliente/proveedor/contacto para una cita.

detalle-cita

2. Usa las categorías, etiquetas y colores para mantener tu calendario organizado.

varios-calendarios

3. El campo “Nota” de la Agenda de contactos te permite añadir información diferente de los campos estándar: productos, precios, fechas de reuniones, históricos.

4. Usa las Notas electrónicas (tipo Post-it) para almacenar fragmentos de información que no sabrías donde poner. Las de papel se pierden fácilmente. Estas se pueden organizar por categorías y son rápidas de encontrar.

notas

Comunicación

5. Optimiza el uso del Correo electrónico:

•    Crea carpetas personalizadas además de las estándar para organizar tus correos.
•    Usa las reglas para que se clasifiquen los correos de forma automática.
•    Aprovecha las carpetas de búsqueda: “correo sin leer” y “correo grande”.

correo-reglas-1

6. Organiza la gestión de la información de Internet en torno a 3 ejes:

– Favoritos (o Marcadores) sincronizados, para acceder desde cualquier lugar.
– Marcadores sociales para guardar y compartir contenidos interesantes.
– Lector de noticias (RSS) para estar bien informado, dedicando el tiempo justo a leer lo que te interesa.

feedly-2

7. Aprovecha la Telefonía IP para tus comunicaciones, principalmente internacionales, sacando el máximo partido a todas las funciones de Skype: IP, In y Out.

skype

8. Utiliza soluciones de mensajería instantánea en lugar de e-mails para los mensajes cortos: MS Messenger, Yahoo, Skype, GTalk.

mensajeria

9. Sácale partido al “microblogging” tanto de forma individual (Twitter) cómo en tu empresa (Yammer). Aprenderás mucho y ahorrarás tiempo y dinero.

twitter

Gestión Documental

10. Organiza tus documentos en carpetas estructuradas, usando nombres descriptivos para las carpetas y los documentos.

11. Usa una herramienta de indexación y búsqueda (cómo Google Desktop) para encontrar la información rápidamente.

google-desktop

12. Si trabajas en grupo, además de organizar la documentación cómo en (11), usa herramientas colaborativas, tales cómo Wikis, Basecamp, etc.

basecamp

Seguridad

13. Haz copias de seguridad de tu información importante y mantén tus equipos sincronizados, si trabajas con más de uno (sobremesa y portátil). Es conveniente usar un servicio Web de backup complementario. Los hay gratuitos de 2GB, cómo Dropbox.

dropbox

14. Utiliza una herramienta de gestión de contraseñas para almacenar tus claves y datos sensibles. Tienen un alto nivel de encriptación y algunas se pueden sincronizar con dispositivos móviles, para una mayor disponibilidad.

Sin sincronización con dispositivos móviles tienes KeePass (Opensource).

Con sincronización, mi preferida es SplashID (de pago, pero vale la pena).

15. Si utilizas un móvil de gama alta o un smartphone, mantenlo sincronizado con tu sistema de organización personal de forma bidireccional.

movilidad

Si estás interesado en profundizar en estos temas, puedes asistir a alguno de los cursos que ya están programados, o solicitar un curso a medida.

Bueno, espero que esta información te pueda resultar útil para optimizar tu tiempo.

Saludos.
Francisco Páez

Sobre Francisco Páez

Marketing Estratégico, Business Intelligence y Cuadro de Mando Integral. Interim Management. Formación y Consultoría. Ayudando a mejorar la competitividad de las empresas.

, , , , , ,

4 Responses to Optimización del Tiempo y Herramientas 2.0

  1. Odilas 11/01/2010 en 21:21 #

    Realmente práctico.
    Hay que aterrizar de vez en cuando no?
    Gracias!
    .-= Último blog de Odilas ..Un año de trayecto =-.

  2. Francisco Páez 12/01/2010 en 01:49 #

    @Odilas Mª Jesús, me alegro de que te haya parecido interesante.

    Gracias por pasarte y dejar un comentario.

    Un abrazo,

Trackbacks/Pingbacks

  1. Bitacoras.com - 11/01/2010

    Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: Tras varios años de recorrer empresas y tener un contacto muy directo con directivos y profesionales, he ido detectando una serie de carencias en temas de organización personal y gestión de la información que, estoy convenc…

Deja un comentario