Agujeros de productividad en la PYME: el sistema de información

Continuando con los elementos susceptibles de mejora para la productividad de las PYMEs, vamos a adentrarnos en una reflexión sobre los inadecuados sistemas de información.

Uno de los grandes talones de Aquiles de las pequeñas empresas es la forma en cómo gestionan la información. En muchos casos existe un equipo al que llaman “servidor” y en el que se almacena información compartida. Incluso es posible que tenga instalado un programa al que acceden varios usuarios.

El problema es que si el equipo no es un servidor de verdad, no está preparado para el acceso simultáneo de varios usuarios, lo que repercute en la velocidad de carga de la información.

Tampoco disponen de las medidas de seguridad propias de los servidores, cómo discos duplicados y fuentes de alimentación redundantes.
NAS DLINK-DNS-232
También es bastante habitual que un usuario utilice este “servidor” cómo su equipo de trabajo para el día a día, reduciendo aún más su rendimiento cómo equipo compartido.

Si se trata de un equipo usado principalmente para compartir archivos, puede sustituirse por un NAS (unidad de disco duro en red), mucho más eficiente, seguro y barato.

Otro de los aspectos que se suelen descuidar bastante es el de las herramientas de ofimática. En el mundo de la empresa, el paquete más extendido y, por tanto, el que proporciona menos problemas de compatibilidad es el Microsoft Office.

Sin embargo, hay 3 versiones conviviendo en las empresas: la 2000, 2003 y 2007. Aunque las nuevas versiones mantienen la compatibilidad hacia atrás, es decir, pueden abrir y guardar archivos en versiones anteriores, los que disponen de las versiones antiguas no pueden trabajar con el nuevo formato de 2007-2010.

Esto se traduce en inconvenientes cuando intercambiamos archivos con nuestros clientes o proveedores, o cuando publicamos o enviamos formularios para cumplimentar.

En el caso de los ficheros PDF sucede algo parecido. Aunque el lector de Adobe es gratuito, pocas empresas se molestan en actualizar la aplicación a la última versión y se suelen encontrar con problemas a la hora de abrir archivos recibidos o descargados.

Otro agujero de productividad relacionado con el software lo encontramos en los navegadores de Internet. Hasta hace poco tiempo, el navegador más utilizado era el Internet Explorer de Microsoft, pero en sus versiones más antiguas, cómo es el caso de la 6. El problema es que dicha versión hace tiempo que dejó de actualizarse y, por lo tanto, constituye un auténtico agujero de seguridad al navegar por páginas poco seguras.

Además del tema de seguridad, los navegadores antiguos son más lentos en la carga de las páginas y no disponen de algunos complementos que mejoran nuestra productividad, cómo la sincronización de marcadores o la integración con Delicious, Google, o Feedly.

Con el fin de disponer de un navegador adecuado a nuestras necesidades actuales, manteniendo un alto nivel de seguridad podemos descargar e instalar de manera gratuita Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari 5 o Internet Explorer 9.

Continuando con los inconvenientes de no disponer de los programas adecuados a nuestras necesidades, entramos en el paquete que considero más crítico y que tiene más oportunidades de mejora: las herramientas PIM (Personal Information Management).

Office 2007Este bloque está compuesto por la agenda de contactos, el calendario, las notas y las tareas. A estos elementos yo añadiría el gestor de correo por su íntima relación con los 4 anteriores.

En el caso del paquete de Microsoft Office, estas aplicaciones están dentro de Outlook, una de las mejores soluciones de productividad personal, según mi opinión. Al igual que sucedía con las aplicaciones de ofimática, también hay varias versiones de Outlook conviviendo en las empresas.

Si en el caso de los ficheros los mayores inconvenientes los encontrábamos al compartirlos, en este caso el no disponer de versiones modernas afecta, principalmente, a nuestra productividad.

Estoy hablando de Outlook porque es una de las herramientas que está presente en la mayoría de las empresas, aunque muchas no sean conscientes de su potencial. Sin embargo, hay otras alternativas con más o menos funcionalidades, cómo Mozilla Thunderbird o Google.

Lo verdaderamente importante es disponer de una de estas herramientas PIM y formar a nuestros usuarios para sacar el mejor partido de ella.

No he hablado de herramientas en la nube porque son casos de empresas muy obsoletas en las TIC, con lo que el paso a la nube está todavía un poco más lejos y es un tema sobre el que volveremos pronto.

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Sobre Francisco Páez

Marketing Estratégico, Business Intelligence y Cuadro de Mando Integral. Interim Management. Formación y Consultoría. Ayudando a mejorar la competitividad de las empresas.

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